Grundlegendes zur Buchhaltung: Steuerrecht für Mediziner 1

Die wichtigsten Aspekte der Buchhaltung für die eigene Ordination und ein kurzer Überblick aus der Sicht eines Steuerberaters.

Grundlegendes zur Buchhaltung: Steuerrecht für Mediziner 1

Buchhaltung, Steuer und Co. – man kennt die Bedeutung, doch selten bleibt im medizinischen Alltag viel Zeit sich dem Thema näher zu widmen. Im Folgenden gehen wir prägnant auf die wichtigsten Aspekte der Buchhaltung für die eigene Ordination ein und bieten einen kurzen Überblick aus der Sicht eines Steuerberaters.

Welche Bedeutung hat die Buchhaltung in der medizinischen Praxis?

Die Buchhaltung spiegelt die Finanz- und Vermögenslage Ihrer Ordination wider, indem sie die dortigen Aufwendungen und Erträge erfasst. Diese Maßnahmen dienen dazu, den Erfolg Ihrer Ordination zu ermitteln, sie geben jederzeit einen umfassenden und transparenten Überblick über Ihre finanzielle Lage und ermöglichen Prognosen für die Zukunft.

Darüber hinaus sind Sie rechtlich dazu verpflichtet, jeden Geschäftsvorfall schriftlich aufzuzeichnen, denn anhand der Buchhaltung wird schlussendlich auch Ihre Besteuerung ermittelt.

 

Auf welcher Basis erfolgt die Gewinnermittlung für Ärzte?

Als Arzt können Sie Ihren Gewinn immer in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln – und zwar egal, wie hoch Ihr Umsatz oder Gewinn ist. Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird Ihr Gewinn dadurch ermittelt, dass alle Geldausgaben von allen Geldeinnahmen abgezogen werden. Somit beeinflusst Ihren Gewinn nur das, was an Geld vereinnahmt bzw. ausgegeben wird.

Wenn Sie also Rechnungen eines Lieferanten bezahlen oder eine Anzahlung leisten, dann mindert das Ihren Ordinationsgewinn. Auf der anderen Seite erhöhen nur jene Honorare Ihr Ordinationsergebnis, die bezahlt wurden. Wenn Sie etwa eine Honorarnote am 20.12.2022 legen, die erst am 5.1.2023 bezahlt wird, dann ist dieser Zufluss erst im nächsten Jahr relevant.

 

Belegerfassung leicht gemacht – was gilt es zu beachten?

Wichtig ist, dass Sie jeden Beleg ablegen. Das umfasst sowohl Barbelege als auch Bankbelege.

In der Praxis sind folgende Belege in Arztpraxen gängig:

  • Ihre Eingangsrechnung, die Sie von Lieferanten erhalten haben (z.B. Einkauf von Arzneimitteln, Reparaturen in der Ordination, Honorarnoten vom Steuerberater, etc.)
  • Honorarnoten, die Sie an Patienten versenden bzw. aushändigen
  • Zahlungsbestätigungen
  • Gutschriften etc.

Die Bankbelege, d.h. Ihre Kontoauszüge, sollten Sie lückenlos sammeln und zu den zu Ein- bzw. Auszahlungen gehörenden Honorarnoten und Rechnungen dazugeben. Die Barbelege werden chronologisch nach Datum aufsteigend sortiert.

Bezüglich Ihrer Bareinnahmen gelten seit einigen Jahren besondere Vorschriften: Sie müssen Ihre Bareinnahmen täglich im Einzelnen festhalten; die Erfassung der Tagessumme allein reicht nicht. Jeder Geschäftsfall ist vielmehr einzeln zu erfassen, und zwar nicht mit Bleistift, sondern vorzugsweise in einem EDV-Journal bzw. mit Kugelschreiber in einem Kassabuch.

Tipp: Um jederzeit eine eindeutige Zuordnung vornehmen zu können und die Herkunft von Geldflüssen zweifelsfrei belegen zu können, sollten Sie bereits bei Ordinationsgründung jeweils ein Konto für private und betriebliche Geldbewegungen einrichten. 30 Die Vorteile einer rechtskonformen Buchhaltung liegen auf der Hand. So erhalten Sie jederzeit Informationen über die wirtschaftliche Lage Ihrer Ordination, können rasch Zwischengewinne und Liquidität ermitteln und lässt Sie nicht zuletzt gelassen auf jede Betriebsprüfung reagieren.

 

Wie oft müssen Sie Ihre Belege erfassen?

Ihre Belege müssen Sie jedenfalls einmal jährlich erfassen – dann nämlich, wenn Ihr Steuerberater Ihre Belege aufbucht. Sollten Sie jedoch nicht nur ärztliche Leistungen, die umsatzsteuerbefreit sind, anbieten, sondern auch umsatzsteuerpflichtige Leistungen wie Vorträge, Erstellung von Gutachten und Studien sowie Verkauf von Nahrungsergänzungsmitteln oder anderen Produkten, dann müssen Ihre Belege in kürzeren Abständen aufgebucht werden, wenn die Umsätze daraus EUR 35.000 p.a. übersteigen.

Dieser Betrag ist als „fiktive Nettogrenze“ zu betrachten. Tatsächlich dürfen Sie bis zu EUR 42.000 (EUR 35.000 + 20 %) im Rahmen der Kleinunternehmer-befreiung umsatzsteuerfrei einnehmen, wenn Ihre „sonstigen“ Umsätze dem Normalsteuersatz von 20 % unterliegen. Hat Ihr steuerpflichtiger Gesamtumsatz im Vorjahr weniger als EUR 100.000 betragen, dann sind Ihre Belege quartalsweise aufzubuchen; bei einem höheren Umsatz zwölfmal im Jahr.

Auf der Grundlage der unterjährigen Buchhaltungen werden sodann Umsatzsteuervoranmeldungen eingereicht. Selbst wenn Sie nur ärztliche Leistungen durchführen und Ihre Belege nur einmal jährlich erfassen müssen, ist es ratsam, vor dem Jahresende eine Hochrechnung zu erstellen, damit Sie etwaige Steuersparmaßnahmen für das letzte Jahresviertel maßgeschneidert planen können.

 

Tipp: Lassen Sie deshalb am besten Ihren Steuerberater Ihre Belege quartalsweise aufbuchen, um so den voraussichtlichen Gewinn für das laufende Jahr zu berechnen, denn so können Sie am besten abschätzen, ob Sie noch Investitionen tätigen bzw. Wertpapiere zur Geltendmachung des Gewinnfreibetrages anschaffen sollten.

 

Honorarnoten als Schlüssel zu Ihrem Ordinationserfolg

Ganz entscheidend für Ihren Ordinationserfolg ist, dass Sie Ihre Leistungen zeitnah abrechnen und nicht Ihrem Geld lange nachjagen müssen. Am besten, Sie vereinnahmen Ihre Honorare gleich nach erbrachter Leistung in der Ordination – entweder bar oder mittels Bankomat. Honorarnoten müssen Sie dabei grundsätzlich gar nicht legen, es sei denn, der Patient verlangt danach.

Wichtig ist allerdings, dass Sie für alle Einnahmen einen Beleg für die Buchhaltung erstellen.

Sollten Sie dennoch eine Honorarnote – evtl. auf Verlangen Ihres Patienten – erstellen, dann muss diese folgende Bestandteile aufweisen:

  • Name und Anschrift Arzt und Patient
  • Leistung •
  • Leistungszeitraum
  • Entgelt (Hinweis auf Steuerbefreiung)
  • Rechnungsdatum

Zusätzlich sollten Sie einen Hinweis auf die Zahlungsart zuzüglich Ihrer Kontoverbindung anführen. Aufgrund des Arztgeheimnisses müssen Sie überdies keinen Patientennamen angeben. Es genügt, wenn Sie eine Nummer zur Identifizierung verwenden.

Führen Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen wie Vorträge, Gutachten oder Studien aus, so müssen Sie zusätzliche Rechnungsbestandteile auf Ihren Honorarnoten ausweisen:

  • Name und Anschrift Arzt und Patient
  • Leistung
  • Leistungszeitraum
  • Entgelt, Hinweis auf Steuerbefreiung (Steuersatz, Steuerbetrag)
  • Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer
  • Ihre UID-Nummer (nur wenn Leistungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt)
  • UID-Nummer des Leistungsempfängers (bei einem Rechnungsbetrag über EUR 10.000)
  • Kein Muss, aber empfehlenswert, ist ein Hinweis auf die Zahlungsart.

Dieser Artikel bietet einen ersten praxisnahen Einblick in das Thema der Buchhaltung.